Да управляваш хора и екипи може да бъде вълнуващо и мотивиращо. Всички обаче знаем, че няма само черно и само бяло. Сега за момент си представете, че влизате в обувките на мениджъра Мария:
Часът е 2 през нощта и се събуждате. Определено не е, защото сте се наспали. Не е и защото сте сънували лош сън. Събуждате се, защото мозъкът ви продължава да работи върху предизвикателствата от деня. Продължавате да мислите за създалата се ситуация в офиса, за която трябва да намерите работещо решение.
Един от хората в екипа ви неколкократно сподели желанието си да поеме тийм лийд роля, а вчера вече намекна, че ако не я получи, ще си търси възможности другаде. Вие смятате, че той все още не е готов – има да работи и върху уменията, и върху отношението си. За да може да влезе смислено в ролята според вас му трябват поне още 2 години опит и постепенно поемане на повече отговорности. Не искате да го загубите, но и не можете да му дадете ролята… Как да постъпите?
В колкото и тренинги да е участвал, колкото и книги да е прочел, един мениджър рано или късно се изправя пред ситуация, за която не е подготвен.
Защо традиционните форми на мениджърско развитие не са достатъчни?
Специализираните тренинг програми са ценна и необходима основа един мениджър да си изгради контекст за това какво означава добрият мениджмънт, да експериментира в “лабораторна среда”, да се докосне до добрите практики и световните постижения в областта на управление на хора и екипи. Не трябва да забравяме обаче, че те са само основа, над която да се гради. От своя страна, ученето чрез четене на мениджмънт литература и онлайн курсове дава солидни теоретични знания, но за да бъдат приложени те, се изисква голяма доза самоконтрол и дисциплина, които не всеки успява да спазва.
Но както разбрахме от среднощната ни среща с мениджъра Мария, реалният живот рядко отговаря на написаното в книгите. Всеки ден лидерите се изправят пред ситуации, доста по-комплексни и нееднозначни от теоретичните модели. В среда, в която от тях се очаква да вършат оперативна работа, да мислят стратегически, да се грижат за хората и да ги развиват, да решават проблемите в екипа, да управляват представянето, да вземат критични решения в неясни обстоятелства, и какво ли още не, на много лидери им се налага да измислят как да действат на място, да импровизират на момента.
С други думи, през по-голяма част от работния ден (и не само), лидерите са „на сцената”**: планират, преценяват, разговарят, изслушват, вземат решения, действат. Тази динамика и разнообразие на задачите ограничава възможността им да се оттеглят „зад кулисите”, за да осмислят случващото се. Все по-трудно им е да създадат собствено пространство за размисъл и все повече са в режим „на сцената”. Най-често осмислянето се случва извън работното си място: в колата по път към вкъщи, докато отсервират чиниите след вечеря, когато се опитват да заспят късно вечер, или дори на плажа по време на отпуск.
Оттеглянето на мениджърите „зад кулисите” обаче е от решаващо значение за развитието им в ролята. Със сигурност сте чували израза „Човек се учи от грешките си”. Но дали наистина е така? Ако нямаме време да осмислим какво се е случило, защо се е случило и какво означава това за нас и работата ни, вероятността да повторим грешката си не е малка. Според Джон Дюи, американски философ и реформатор в образованието: „Ние не се учим от опита… учим се от осмислянето на опита.”
Как обаче можем да помогнем на мениджърите да прекарват качествено време „зад кулисите“ по време на работа?
The Mastermind Sessions: формат за споделяне на опит
The Mastermind Sessions е формат за мениджърски срещи, разработен по модела на т.нар. “групи за подкрепа”***. През 2002 г. в администрацията на Стокхолм тестват формата, като проектът дава възможност на всички мениджъри на държавни учреждения в града да се включат. За целта на обучението са обучени 31 фасилитатора (водещи на групите) и в периода от 2004 г. до 2006 г. общо 376 мениджъри участват в 47 групи за подкрепа. Проектът е уникален, както заради използвания нестандартен метод за развитие, така и заради мащаба си. Според изследване на Karolinska Institutet**** от 2007 г. с 10 фокус групи, резултатите от формата са силно позитивни: 91% от участниците биха препоръчали на колеги участието в група за подкрепа, а 78% са получили идеи и помощ за справяне с конкретен проблем.
В сърцето на The Mastermind Sessions е споделянето на опит – работи се с реални казуси, които участниците са срещали или срещат в ролята си на мениджъри. Казусите могат да бъдат минали ситуации, в които не сме сигурни дали сме постъпили съвсем правилно, настоящи казуси, към които трябва да решим как да подходим и ситуации, които очакваме да ни се случат в бъдеще. Често повдигани теми са кадрови проблеми, конфликти или напрежение в екипите, какви действия да се предприемат в сложна или деликатна ситуация, даване на обратна връзка, казуси с развитието на хората и др. Тъй като се основава на споделянето на реален собствен опит, форматът The Mastermind Sessions е най-полезен за мениджъри с опит 3 години и повече.
Какво представлява форматът The Mastermind Sessions
The Mastermind Sessions са регулярни срещи на група от 6 до 8 мениджъри от едно ниво в организацията. Една среща може да продължи час и половина или повече, в зависимост от нуждите на участниците и времето, с което разполагат. Срещите обикновено се водят от външен фасилитатор, или от специално обучен човек от организацията.
Фокусът на формата е споделянето и осмислянето на реален опит – след като се избере казусът, по който ще се работи, всеки от участниците има възможност да сподели как се е справил в същата или подобна ситуация и какъв е бил резултатът. Добре дошли са както успешни истории, така и несполучлив опит. Срещите имат 2 основни цели:
- Обмяна на опит между мениджърите и възможност да се научат от успехите и грешките на другите
- “Собственикът” на казуса, по който се работи, да погледне на ситуацията от множество гледни точки и да си извлече идеи, с които впоследствие да експериментира.
Резултатите от нашето собствено проучване за успеха на The Mastermind Sessions, които сме фасилитирали за наши клиенти са окуражаващи: 83% считат, че форматът е допринесъл за развитието им като лидери.
Фасилитиране на The Mastermind Sessions
Ключова роля в успеха на The Mastermind Sessions има фасилитатора – в началото това обикновено е опитен външен фасилитатор, а впоследствие и участниците в групата се обучават как да поемат ролята. Отговорностите на фасилитатора са комплексни:
- да зададе структурата и да подкрепя групата в нейното развитие
- да се грижи за това всеки да има възможност да се изкаже и да бъде чут
- да се намесва, когато разговорът стане неконструктивен или се отдалечи от целта
- да следи внимателно за моменти, в които дискусията може да се задълбочи и да провокира участниците с въпроси
- да предотвратява опасността споделянето на опит да се превърне в даване на съвети, които са хипотетични и не са базирани на реален опит и преживяване
Друга важна функция на фасилитатора е и да помогне на участниците да развият умения за наблюдение в ежедневието си и да станат по-осъзнати за фините моменти в управлението на хора и екипи.
Какви са ползите от The Mastermind Sessions за лидерите и за организацията
- Развиване на лидерските умения. Чрез участието си в програмата, мениджърите се учат от опита на другите, придобиват представа за различни подходи към хора и ситуации и нови стратегии за ефективно управление на екипи. Чрез регулярните групови дискусии, мениджърите са в непрекъснат режим на учене и развитие.
- Споделяне на опит в организацията. В повечето компании всеки мениджър се справя сам с различни казуси и рядко има възможност да сподели практически опит с колеги на своето ниво. На регулярни срещи се обсъждат оперативни проблеми, но не и казуси, свързани с лидерство, представяне, конфликти в екипа и други. The Mastermind Sessions осигуряват на организацията възможност да използва индивидуалните знания и опит в полза на всички мениджъри и така да повишава вътрешния си капацитет за справяне с трудности.
- По-тясно сътрудничество между отделите. Работата в The Mastermind Sessions изгражда подкрепящи взаимоотношения и подсилва връзките между мениджъри в различни отдели и функции в организацията. Сътрудничеството има потенциал да се пренесе и извън срещите на кръга, като помага за координацията между мениджърите и синхронизирането на действията им по посока на общите за компанията цели.
Ако, четейки за The Mastermind Sessions сте си казали “Иска ми се и в нашата компания да правим такива”, насреща сме да ви помогнем – можем да осигурим опитен фасилитатор, а с течение на сесиите да обучим и участниците как да ги фасилитират, така че в един момент да могат да ги провеждат самостоятелно.
Референции:
*Tyrstrup (2006). On the Brink of Failure: The Art of Inpromptu Action in Everyday leadership. Lund: Studentlitteratur.
**Hamilton & Bean (2003).Front Stage 24/7: Leadership development in Post-Industrial Organizations, Presented at The Workshop on Leadership Research, Lancaster, dec
2003.
***Sandahl, C & Edenius, J (2004). Chefshandledning i grupp. I J Lindén, C Edlund & M. Larsson (Eds.) Handledning – Gestalt med variationer. Lund; Studentlitteratur.
****Karolinska Institutet, Support Groups for Managers – an intervention for leader development, Jan Edenius
